TENGGARONG – Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Pemkab Kukar) terus menunjukkan komitmennya dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang lebih baik. Hal ini dibuktikan melalui Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah 2025 yang digelar pada Rabu (18/6), bertempat di Ruang Rapat Aji Imbut, Lantai III Sekretariat Daerah Kukar.
Kegiatan ini dibuka langsung oleh Asisten III Bidang Administrasi Umum Setkab Kukar, Dafip Haryanto. Dalam sambutannya, ia menegaskan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya meningkatkan transparansi dan akuntabilitas lembaga. “Arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan bukti nyata dari proses administrasi, sumber informasi, serta dasar pengambilan keputusan yang akurat,” ujar Dafip dengan tegas.
Rapat Penilaian Arsip kali ini diinisiasi oleh Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengelola Data Bagian Umum Setkab Kukar. Seluruh Unit Kearsipan (UK) dan Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) dari 12 bagian di lingkungan Setkab Kukar turut hadir. Hadir pula dua narasumber utama, yakni Varia Fadillah, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar, serta Siti Noergaimah, Arsiparis Ahli Muda.
Varia Fadillah menjelaskan bahwa pemusnahan arsip memiliki fungsi penting dalam pengelolaan dokumen negara. Proses ini tidak hanya untuk efisiensi ruang, tetapi juga bertujuan menyederhanakan penyimpanan dan mempercepat akses terhadap dokumen-dokumen yang masih bernilai guna. “Kami menghapus dokumen yang sudah melewati masa retensinya dan tak lagi memiliki nilai tambah atau relevansi terhadap kepentingan publik maupun organisasi,” ungkapnya.
Dalam rapat tersebut, dibahas pula mekanisme dan prosedur Rapat Penilaian Arsip, yang mengacu pada regulasi kearsipan, termasuk Peraturan Daerah Kukar Nomor 02 Tahun 2023. Pasal 63 dari regulasi tersebut mengatur sanksi tegas bagi pejabat yang abai terhadap pengelolaan arsip, mulai dari teguran tertulis hingga penurunan pangkat. Hal ini menunjukkan betapa seriusnya Pemkab Kukar dalam menjaga kualitas manajemen arsip di lingkungannya.
Dafip Haryanto juga mengingatkan para Kepala Bagian dan pengelola arsip agar tak mengabaikan kewajiban pelaporan kegiatan kearsipan. Ia bahkan menegaskan akan memberikan tindakan tegas kepada unit yang lalai. “Pengelolaan arsip adalah bagian tak terpisahkan dari kinerja birokrasi. Jika arsip terabaikan, maka proses administrasi juga akan terganggu,” tambahnya.
Rapat ini menjadi langkah strategis Pemkab Kukar dalam mempersiapkan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, sekaligus menguatkan pemahaman akan pentingnya arsip sebagai instrumen tata kelola pemerintahan yang modern. Tidak hanya menyoroti efisiensi ruang dan dokumen, Rapat Penilaian Arsip juga menjadi forum pembelajaran lintas bagian mengenai regulasi dan prosedur yang harus dipenuhi sebelum proses pemusnahan dapat dilakukan secara sah.
Melalui kegiatan ini, Pemkab Kukar berharap tercipta keseragaman dalam pengelolaan arsip, yang pada akhirnya akan mendorong pelayanan publik yang lebih efisien dan tertata.
